Painel do 6º Encontro dos Registradores de Imóveis do Estado de São Paulo apresentou estratégias de governança, compliance, gestão de pessoas e inteligência artificial para enfrentar os desafios da atividade registral contemporânea

A transformação digital dos Registros de Imóveis não passa apenas pela tecnologia. Ela exige também novos modelos de gestão, mecanismos de controle interno, governança corporativa e ferramentas capazes de aumentar a eficiência sem abrir mão da segurança jurídica. O tema foi debatido durante o painel “Gestão Administrativa, Financeira e Operacional”, realizado no 6º Encontro dos Registradores de Imóveis do Estado de São Paulo, em Atibaia. 

Participaram da apresentação o oficial do 13º Registro de Imóveis da Capital e conselheiro da Arisp/RIB-SP, Carlos Eduardo Almeida Martins de Andrade, e o escrevente substituto da mesma unidade, Eduardo Oliveira.

Abrindo o painel, Eduardo Oliveira apresentou as medidas implantadas no 13º Registro de Imóveis da Capital após a assunção da unidade por uma nova gestão. O foco, segundo ele, foi criar mecanismos de controle capazes de garantir transparência, rastreabilidade e segurança em todas as etapas do processo registral.

 “Quando assumimos o Cartório, precisávamos entender como os processos funcionavam e criar mecanismos que garantissem segurança institucional. A gestão não pode depender de confiança cega. Ela precisa ser baseada em controles, rastreabilidade e supervisão permanente”, afirmou.

Entre as medidas implementadas estão a segregação de funções, a revisão obrigatória das notas devolutivas, o monitoramento de acessos a sistemas, controles relacionados à LGPD, auditorias internas periódicas e protocolos de prevenção à lavagem de dinheiro. “Não existe nota devolutiva sem revisão. Não existe alteração de procedimento sem registro. Não existe acesso a informações sem rastreabilidade. Tudo precisa ser documentado e auditável”, destacou.

Segundo Oliveira, o objetivo não é apenas reduzir riscos operacionais, mas também proteger os próprios colaboradores e a credibilidade institucional da unidade. “Quando os processos são claros, todos ganham: o usuário, o colaborador e o Cartório. A boa gestão é uma ferramenta de segurança jurídica”, afirmou.

Na segunda parte do painel, Carlos Eduardo Martins de Andrade abordou aspectos financeiros, tributários e operacionais da administração dos Cartórios, mas concentrou grande parte de sua apresentação no impacto da inteligência artificial e da automação sobre a atividade registral.

Para o registrador, a complexidade crescente do ambiente regulatório exige novas ferramentas de apoio à atividade. “Estamos diante de um volume de informações e exigências regulatórias impossível de ser administrado apenas com métodos tradicionais. Precisamos utilizar tecnologia para apoiar o trabalho humano e reduzir riscos operacionais”, afirmou.

Andrade apresentou sistemas desenvolvidos internamente pelo 13º Registro de Imóveis para automatização de rotinas, análise documental, extração de dados, conferência de títulos, elaboração de extratos e cálculo de emolumentos. “Nosso objetivo não é substituir o registrador nem o escrevente. Nosso objetivo é eliminar tarefas repetitivas para que as equipes possam concentrar esforços naquilo que realmente agrega valor: a análise jurídica e a tomada de decisão”, explicou.

Um dos projetos apresentados utiliza inteligência artificial para cruzar automaticamente informações de títulos com dados constantes das matrículas, bases de indisponibilidade, certidões e demais sistemas de apoio à qualificação registral. “A inteligência artificial não toma decisões. Ela organiza informações, identifica inconsistências e fornece subsídios para que a decisão seja tomada com mais segurança e eficiência”, ressaltou.

Durante sua apresentação, o registrador também chamou atenção para o aumento contínuo da regulação sobre a atividade extrajudicial. Segundo ele, o crescimento do número de normativas e exigências impostas aos cartórios exige um novo modelo de gestão. “A atividade registral está cada vez mais complexa. O desafio não é apenas cumprir as normas, mas criar estruturas que permitam cumprir essas normas com eficiência e sustentabilidade”, destacou.

Ao encerrar o painel, os palestrantes defenderam que a modernização da atividade registral passa necessariamente pela combinação entre tecnologia, governança e qualificação profissional. “O futuro do Registro de Imóveis será construído pela união entre segurança jurídica, gestão profissional e inovação tecnológica”, concluiu Carlos Eduardo Martins de Andrade.